Sind die FAQ rechtlich bindend?
Nein, sie sind nicht rechtlich bindend. Sie dienen lediglich dazu, häufig gestellte Fragen zusammenzufassen. Die FAQ werden laufend angepasst.

Wann erfolgen die Auszahlungen?
Die Auszahlung erfolgt in 2 Tranchen. Die erste Tranche mit 60% erfolgt nach Vertragsunterzeichnung und die zweite Tranche mit 40% nach der Endabrechnung.

Wann sind die Abrechnungen zu übermitteln?
Bis spätestens 2 Monate nach Ende der Projektlaufzeit.

Innerhalb eines Kooperationsvorhabens verschieben sich die Kosten zwischen Personal-, Sachkosten und Drittkosten im Vergleich zum Förderungsvertrag. Was ist zu tun?
Solange das ursprüngliche Ziel des Kooperationsvorhabens mit der Verschiebung weiterhin oder besser erreicht werden kann und die beantragte Fördersumme nicht überschritten wird, können die beantragten Kosten zwischen Person-, Sach- und Drittkosten verschoben werden.
Dabei ist zu beachten, dass Drittkosten nicht den Schwerpunkt der geänderten Mittelverwendung ausmachen und die Umsetzung des Kooperationsvorhabens nicht vornehmlich durch Dritte, sondern durch die Förderungsnehmer erfolgt.
Diese Kostenverschiebung ist in den laufenden Berichten der Konsortialkoordination festzuhalten und zu begründen. Eine weitere Abstimmung mit der aws ist nicht erforderlich. Eine Abstimmung im WTZ-Managementboard wird empfohlen.

Zwischen Kooperationsvorhaben im Rahmen eines WTZs verschieben sich die Kosten im Vergleich zum Förderungsvertrag. Was ist zu tun?
Sind die Verschiebungen
- kleiner als 40%: Abstimmung im Rahmen des WTZ-Managementboards. Im Bericht der Konsortialkoordination ist die Verschiebung festzuhalten und zu begründen.
- größer als 40%: Abstimmung im WTZ-Managementboard und anschließend Antrag mit Begründung für Verschiebung inkl. aktualisierte Kostenstruktur an aws über den WTZ Koordinator. Im Bericht der Konsortialkoordination ist die genehmigte Verschiebung festzuhalten.

Was ist zu tun, wenn sich herausstellt, dass ein einzelnes Kooperationsvorhaben nicht weitergeführt werden kann bzw. soll?
Zuerst erfolgt die Abstimmung im Rahmen des WTZ-Managementboards. Mögliche Optionen sind: Einstellung des Kooperationsvorhaben mit oder ohne Ersatz-Kooperationsvorhaben und anschließend Antrag auf Beendigung bzw. Genehmigung. Ersatz-Kooperationsvorhaben sind mit Begründung über den WTZ Koordinator an die aws zur Genehmigung vorzulegen.

Müssen für die aws Stundenlisten geführt werden?
Nein. Das Programmanagement ist wirkungsorientiert und die Mittelauszahlung erfolgt anhand der erfolgsabhängigen Meilensteine.

Können Overheadkosten gefördert werden?
Ja. Ein fixer Gemeinkostenzuschlag von 25 % auf die förderungsfähigen genehmigten Personal- & Sachkosten kann gefördert werden.

Können Gemeinkosten für Drittkosten anerkannt werden?
Nein.

Wie werden die Gemeinkosten abgerechnet?
Das Vorhandensein von Gemeinkosten ist nachzuweisen z. B. durch Vorlage eines Jahresabschlusses. Die förderungsfähigen Gemeinkosten werden bei der Abrechnung von der aws aufgeschlagen und müssen somit nicht bei jeder Rechnung einzeln vom Förderungsnehmer berechnet und angeführt werden.

Welche Personalkosten können gefördert werden?
Es können nur die a) tatsächlich angefallen und nachgewiesen und b) im Rahmen des Förderungsvertrags genehmigten Kosten gefördert werden.

Dürfen auch MitarbeiterInnen, die aus dem Globalbudget finanziert werden, Personalkosten abrechnen?
Ja, in genau jenem Ausmaß, in dem sie für das gegenständliche Projekt gearbeitet haben. Die angewendete Methodik z. B. Kostenträgerrechnung ist zu erläutern 

Können Reisekosten von MitarbeiterInnen der Technologie- und Wissenstransferstellen die nicht Projektmitarbeiterinnen in einem der KV sind gefördert werden?
Grundsätzlich können nur Reisekosten von Projektmitarbeitern und Projektmitarbeiterinnen gefördert werden. Wenn im Zuge der Erfüllung der Ziele und im Rahmen der genehmigten Kosten eines KV, z. B. Know- how durch Auf- und Ausbau des Wissenstransfers durch gemeinsame Workshops, Reisekosten von Mitarbeiter/-innen von Technologie- und Wissenstransferstellen anfallen, die nicht Projektmitarbeiter und Projektmitarbeiterinnen sind, so sind deren Reisekosten, da sie die zu erreichende Zielgruppe des KV darstellen, förderbar.

Wie können die Personalkosten nachgewiesen werden?
Mittels Auszug aus der jeweiligen Lohnbuchhaltung.

Müssen für die Personalkostenabrechnungen Stundensätze berechnet werden?
Nein.

Was ist bei den Personalkosten mit „der Fördergeber [kann] eine detaillierte Aufschlüsselung der erfolgten Tätigkeiten verlangen“ gemeint?
Wenn Zweifel an der geleisteten Tätigkeit aufkommen sollten, so ist die Systematik der Personalbuchungen auf das Projekt detailliert zu begründen und sind die erfolgten Tätigkeiten im Detail nachvollziehbar zu erläutern.

Gibt es zur Abrechnung vertiefende Erklärungen?
Ja, bitte beachten Sie die Erläuterungen in der Abrechnungsvorlage. Grundsätzlich kommen sinngemäß die Regelungen des Leitfadens zur Anwendung, so nicht im Vertrag, dem Programmdokument oder in der Richtlinie andere Regelungen getroffen sind.

Wie sind die Personalkosten abzurechnen?
Grundsätzlich erfolgt die Abrechnung auf monatlicher Basis (siehe Leitfaden oben).  Zur Vereinfachung können im WTZ-Personalkosten auch pro Abrechnungszeitraum pro Person zusammengefasst werden. Z. B. Person X, 01.07.2019–31.12.2019. In diesem Fall sind als Rechnungsdatum und Zahlungsdatum der letzte Tag der Abrechnung gemäß Buchhaltung, z. B. der 31.12.2019 anzugeben. Im Gegenstand der Rechnung ist neben dem Namen der Person auch der Abrechnungszeitraum anzugeben.

Können abhängig von Kooperationspartner oder Kooperationsvorhaben die Personalkosten teils monatlich teils auf Basis des jeweiligen Abrechnungszeitraums abgerechnet werden?
Nein. Bitte legen Sie sich für die gesamte Abrechnung auf eine einheitliche durchgängige Methode fest.

Wann müssen Vergleichsangebote eingeholt werden?
Immer, wenn dies nach dem Grundsatz des effizienten Mitteleinsatzes und dem Sparsamkeitsprinzip zweckmäßig ist. Im Einzelfall kann man die jeweiligen internen Ausschreibungsregelungen der jeweiligen Universitäten oder Fachhochschule zur Anwendung bringen. Diese Regelungen sind bei einer Rechnungsprüfung auf Rückfrage mit den eingeholten Anboten zur Verfügung zu stellen.
 

Was ist bei Honorarnoten unter „… eine detaillierte Darstellung der aufgewendeten Arbeitszeit“ zu verstehen?
Damit ist eine aussagekräftige und nachvollziehbare Beschreibung der konkret erbrachten Leistungen und der dafür aufgewendeten Zeit zu verstehen.

Können Kosten für Caterings bei Veranstaltungen gefördert werden?
Ja, wenn an der Veranstaltung primär externe Personen teilnehmen.

Können interne Veranstaltungen oder Bewirtungen von Projektpartnern gefördert werden?
Nein.

Können Rechnungen unter EUR 20,– abgerechnet werden?
Nein. Ausnahme: Bei Reisen, können im Zuge der Reisekostenabrechnungen Einzelbelege unter EUR 20,–, die in Summe jedoch wieder über EUR 20,– liegen müssen, abgerechnet werden.