Wer kann eine Proof of Concept Förderung einreichen?
Antragsberechtigt sind öffentliche österreichische Universitäten gemäß Universitätsgesetz 2002 sowie gemäß Bundesgesetz über die Universität für Weiterbildung Krems („Universitäten“) und Fachhochschulen gemäß Fachhochschul-Studiengesetz („Fachhochschulen“). Weiters sind folgende österreichische außeruniversitäre Forschungseinrichtungen sowie deren Tochtergesellschaften und Institute antragsberechtigt:

• Austrian Cooperative Research (ACR)
• Austrian Institute of Technology (AIT)
• Christian Doppler-Gesellschaft (CDG)
• COMET Zentren (nur aktuelle COMET Zentren)
• GeoSphere Austria (GSA)
• Institute of Science and Technology Austria (ISTA)
• Joanneum Research Forschungsgesellschaft mbH
• Ludwig Boltzmann-Gesellschaft (LBG)
• Österr. Akademie der Wissenschaften (ÖAW)
• Research Studios Austria Forschungsgesellschaft
• Silicon Austria Labs (SAL)
• Salzburg Research Forschungsgesellschaft
• Forschung Burgenland GmbH
• Upper Austria Research GmbH

Was ist ein Proof of Concept Vorhaben?
Im Programmdokument wird ein Proof of Concept wie folgt definiert: ein für die jeweiligen Zwecke funktionsfähiges, zumeist vereinfachtes Versuchsmodell von geplanten Produkten oder Dienstleistungen. Dabei sollen zum Start der Proof of Concept Fördermaßnahme geförderte Vorhaben höchsten TLR 3 haben. Zum Abschluss der Proof of Concept Fördermaßnahme sollen die geförderten Vorhaben höchstens TLR-Stufe 4 - 5 erreichen.

Was ist TLR (Technology Readiness Level)? 
Der Technology Readiness Level (TRL), auf Deutsch als Technologie-Reifegrad übersetzt, ist eine Skala zur Bewertung des Entwicklungsstandes von neuen Technologien auf der Basis einer systematischen Analyse. Er gibt auf einer Skala von 1 bis 9 an, wie weit entwickelt eine Technologie ist. Quelle: Wikipedia 

Ist z. B. die Weiterentwicklung von Biomarkern, Generierung von weiteren Datenserien in vitro oder im Tiermodell im Rahmen eines Proof of Concept Vorhabens möglich?
Ja, wenn es der Verbesserung der Verwertungschancen dient.

Können auch Software Proof of Concepts eingereicht werden?
Ja. Wesentlich ist hierbei, dass es sich bei der Softwarelösung um eine wissenschaftsnahe Forschung oder Entwicklung handelt, die eine wesentliche Weiterentwicklung zum Stand der Technik und Wissenschaft darstellt.

Mein Vorhaben hat sehr viele Anwendungsmöglichkeiten. Soll das Vorhaben fokussiert werden auf wenige Anwendungen oder möglichst breit dargestellt werden?
Die gesamte Breite der Anwendungsmöglichkeiten sollte nur soweit dargestellt werden, wie es plausibel und nachvollziehbar ist. Der Schwerpunkt sollte auf jene Anwendungsfälle gelegt werden, in denen die Innovation ihr maximales Anwendungspotential ausschöpfen kann. 

Kann ein Vorhaben eingereicht werden, bei dem bereits wirtschaftliche Tätigkeiten ausgeübt wurden?
Nein. Die im Rahmen des gegenständlichen Programms geförderten Maßnahmen betreffen nicht-wirtschaftliche Tätigkeiten im Sinn des Unionsrahmens für staatliche Beihilfen zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation (2014/C 198/01). Aus diesem Grund muss die einreichende Forschungseinrichtung im Antrag im aws Fördermanager bestätigen, dass es sich beim einreichenden Projekt um eine nicht-wirtschaftliche Tätigkeit handelt. 

Was verstehen wir unter Trennungsrechnung?
Da es sich um eine Tätigkeit im nicht-wirtschaftlichen Bereich handelt, muss sichergestellt werden, dass es für die einreichende Forschungseinrichtung möglich ist, die Kosten und Finanzierung der wirtschaftlichen und nicht wirtschaftlichen Tätigkeiten zu trennen. Das ist notwendig, um Quersubventionierungen zu vermeiden. Aus diesem Grund muss die einreichende Forschungseinrichtung beim ersten Antrag im aws Fördermanager bestätigen, dass sie über eine funktionierende Trennungsrechnung verfügt und dahingehend auch Dokumente, beispielsweise Prüfberichte der FFG, dem Antrag beilegen, die bestätigen, dass eine funktionierende Trennungsrechnung bei der Forschungseinrichtung vorliegt. 

Kann ein Vorhaben eingereicht werden, wenn für das Projekt kein eigener Kostenträger eingerichtet wird?
Nein. Die einreichende Forschungseinrichtung muss beim Antrag im aws Fördermanager bestätigen, dass sie im Falle der Förderung einen eigenen Kostenträger einrichten wird, der sich im nicht-wirtschaftlichen Bereich der Forschungseinrichtung befindet. Das Vorhandensein der Kostenträger im nicht-wirtschaftlichen Bereich wird bei der Endabrechnung mittels Buchhaltungsauszügen überprüft.

Gibt es Mindest-Projektkosten für eingereichte Vorhaben?
Nein. Es gibt keine Mindestprojektgröße für die Proof of Concept Förderung.

Dürfen Projekte eingereicht werden, die mit einem Partner durchgeführt werden?
Ja. Bitte beachten Sie:

• Voraussetzung ist, dass die Förderungswerberin oder Förderungswerber Mehrheitseigentümer*in bzw. überwiegende Nutznießer*in aus der Verwertung ist (siehe auch die formalen Förderkriterien auf Seite 9 im Programmdokument: Nachweis, dass die Förderungswerber*in im Falle eines bereits vorhandenen Schutzrechtes Mehrheitseigentümer*in bzw. überwiegende Nutznießer*in aus der Verwertung ist).
• Die Eigentumsrechte sind in der Projektbeschreibung in % anzugeben (Punkt 4: Darstellung der Rechte und der Eigentümerschaft bei bestehenden Kooperation und Rechte Dritter).
• Bei Vorhaben mit Partnern bedarf es einer schriftlichen Regelung zur Aufteilung der IPRs zwischen der einreichenden Universität oder Fachhochschule und den Partnern (nicht Unternehmen).
• Kooperationen mit Unternehmen sind von der Förderung ausgeschlossen.

Gibt es einen Schlüssel, wie die Personal, Sach- und Drittkosten im Rahmen eines Vorhabens verteilt sein müssen?
Nein. Die Verteilung ergibt sich aus den jeweiligen Vorhaben.

Darf bereits mit dem Vorhaben vor der Antragstellung begonnen werden?
Nein. Mit dem zu fördernden Vorhaben darf nicht vor der Antragstellung begonnen werden.

Kann auf Basis eines Forschungsergebnisses ein Antrag gestellt werden, wenn das Ergebnis nicht in der antragstellenden Forschungseinrichtung entstanden ist aber nun innerhalb dieser abgewickelt werden soll?
Nein. Voraussetzung für ein gefördertes Vorhaben sind bereits bestehende, eigene Forschungsergebnisse, die in der antragstellenden Forschungseinrichtung entstanden sind.

Können zusätzliche Informationen mit dem Antrag eingereicht werden?
Ja. Alle zur Bewertung des Vorhabens relevanten Informationen müssen jedoch in der Projektbeschreibung enthalten sein. Im Anhang können ergänzende Informationen mitgeteilt werden, die jedoch nicht für eine vollständige Beurteilung des Vorhabens notwendig sind. 

Kann ich im Antrag, in der Projektbeschreibung auf Anhänge verweisen und Punkte leer lassen?
Bitte beachten Sie, dass nur vollständig ausgefüllte Anträge als formal richtig bewertet werden. Füllen Sie daher die Punkte in der Projektbeschreibung aus und verweisen – siehe oben – auf ergänzende Informationen im Anhang.

Können Mitarbeiter*innen, die aus dem Globalbudget finanziert werden, in Vorhaben arbeiten und abgerechnet werden?
Ja. Abgerechnet werden können sie in jenem Ausmaß, in dem sie für das Vorhaben gearbeitet haben. Doppelfinanzierungen sind jedoch auszuschließen.

Kann ein Projekt sowohl im Rahmen einer Proof of Concept KLEIN und im Anschluss durch eine Proof of Concept GROSS Förderung unterstützt werden?
Ja. Bitte beachten Sie, dass der Projektzeitraum spätestens bis zum 30.06.2028 enden muss. 

Können Unterlagen beim Antrag nachgereicht werden?
Nein.

Sind Wiedereinreichungen von abgelehnten Projekten möglich?
Ja. Eine erneute Einreichung ist dann sinnvoll, wenn es wesentliche Weiterentwicklungen im Projekt gegeben hat.

Kann der Antrag auch in englischer Sprache verfasst werden?
Ja. Wir weisen jedoch darauf hin, dass bestimmte aws Unterlagen und Dokumente, wie z.B. der Förderungsvertrag, nur auf Deutsch verfügbar sind.

Wie sollen Gemeinkosten im Antrag eingetragen werden?
Die Gemeinkosten werden im aws Fördermanager im Zuge der Antragstellung im Punkt Kosten und Finanzierung des Vorhabens, konkret bei den Kosten als Kostenposition angegeben. 

Was ist mit optionaler on top Beratung durch die aws gemeint?
Dazu zählt insbesondere, die Begleitung durch den Transfer von Best-Practices, Vernetzung und Know-how-Aufbau zum Thema IPR-Bewertung und -Verwertung etc. Die Inanspruchnahme der on top Beratung mindert die Zuschusshöhe nicht.

Wie wird die Förderungsentscheidung getroffen?
Im ersten Schritt werden die eingereichten Unterlagen auf Vollständigkeit und formale Richtigkeit geprüft. Formal richtige Vorhaben werden zur Projektauswahl zugelassen. 

• Bei der Proof of Concept Förderung KLEIN kann die Projektauswahl laufend durch ein 4-Augen-Prinzip in Hinblick auf Erfüllung der technischen Plausibilität erfolgen.
• Bei der Proof of Concept Förderung GROSS erfolgt die Projektauswahl durch ein Expert*innen Gremium zu bestimmten Stichtagen. 

Wie oft findet eine Entscheidungssitzung für Proof of Concept GROSS statt?
Entscheidungssitzungen finden zwei Mal jährlich statt. Bitte beachten Sie die Einreichstichtage für die Entscheidungssitzung, die auf der aws Webseite veröffentlicht werden.

Wird bei den Auswahlkriterien Gewicht auf die Verwertungsmöglichkeiten und zukünftige Anwendungen gelegt?
Ja. Der Blick auf die Verwertung ist ein wesentliches Merkmal dieser Fördermaßnahme. Das Verwertbarkeitspotential und nachvollziehbare Abschätzung zukünftiger Anwendungsmöglichkeiten sind ein wesentliches Kriterium (siehe dazu 7.2.2. Projektauswahl im Programmdokument auf Seite 10).

Muss ich mein Vorhaben bei der Entscheidungssitzung präsentieren?
Nein. Basis für die Entscheidung sind die eingereichten Informationen.

Müssen für die aws Stundenlisten geführt werden?
Grundsätzlich nein. Wenn Zweifel an der geleisteten Tätigkeit aufkommen sollten, so ist die Systematik der Personalbuchungen auf das Projekt detailliert zu begründen und es sind die erfolgten Tätigkeiten im Detail nachvollziehbar zu erläutern.

Was ist bei den Personalkosten mit „der Fördergeber [kann] eine detaillierte Aufschlüsselung der erfolgten Tätigkeiten verlangen“ gemeint?
Wenn Zweifel an der geleisteten Tätigkeit aufkommen sollten, so ist die Systematik der Personalbuchungen auf das Projekt detailliert zu begründen und es sind die erfolgten Tätigkeiten im Detail nachvollziehbar zu erläutern.

Können Overheadkosten gefördert werden?
Ja. Ein fixer Gemeinkostenzuschlag von 25 Prozent auf die förderungsfähigen genehmigten Personal- und Sachkosten kann gefördert werden.

Können Gemeinkosten für Drittkosten anerkannt werden?
Nein.

Wie werden die Gemeinkosten abgerechnet?
Das Vorhandensein von Gemeinkosten ist nachzuweisen z. B. durch Vorlage eines Jahresabschlusses. Die Gemeinkosten werden bei der Endabrechnung im Abrechnungsformular in Form einer Zeile und als Summe (= 25 % auf Personal- und Sachkosten) angegeben.

Welche Personalkosten können gefördert werden?
Es können nur die a) tatsächlich angefallen und nachgewiesen und b) im Rahmen des Förderungsvertrags genehmigten Kosten gefördert werden.

Dürfen auch Mitarbeiter*innen, die aus dem Globalbudget finanziert werden, Personalkosten abrechnen?
Ja, und zwar in genau jenem Ausmaß, in dem sie für das gegenständliche Projekt gearbeitet haben.
Die angewendete Methodik z. B. Kostenträgerrechnung ist zu erläutern.

Wie können die Personalkosten nachgewiesen werden?
Mittels Auszug aus der jeweiligen Lohnbuchhaltung.

Müssen für die Personalkostenabrechnungen Stundensätze berechnet werden?
Nein.

Wann müssen Vergleichsangebote eingeholt werden?
Immer, wenn dies nach dem Grundsatz des effizienten Mitteleinsatzes und dem Sparsamkeitsprinzip zweckmäßig ist. Im Einzelfall kann man die jeweiligen internen Ausschreibungsregelungen der jeweiligen Forschungseinrichtung zur Anwendung bringen. Diese Regelungen sind bei einer Rechnungsprüfung auf Rückfrage mit den eingeholten Anboten zur Verfügung zu stellen.

Was ist bei Honorarnoten unter „…eine detaillierte Darstellung der aufgewendeten Arbeitszeit“ zu verstehen?
Damit ist eine aussagekräftige und nachvollziehbare Beschreibung der konkret erbrachten Leistungen und der dafür aufgewendeten Zeit zu verstehen. Bitte beachten Sie, dass bei Honorarnoten stets der Leistungszeitraum angegeben werden muss und weisen Sie die Rechnungsaussteller frühzeitig darauf hin.

Können interne Veranstaltungen oder Bewirtungen von Projektpartner*innen gefördert werden?
Nein.

Können Rechnungen unter EUR 50,– abgerechnet werden?
Nein.

Können Abrechnungsunterlagen nachgereicht werden?
Nein, eine Übermittlung von Unterlagen nach Ende der Frist ist nicht möglich.

Können in-kind Leistungen anerkannt werden?
Nein.

Ab und bis zu welchem Datum sind Kosten förderbar?
Anerkennbar sind nur Kosten, die ab dem Anerkennungsstichtag und bis zum Projektende angefallen sind. Die Rechnungsstellung muss vor dem Projektende erfolgen. Der Anerkennungsstichtag ist jener Tag, an dem der Förderungsantrag im aws Fördermanager abgesendet wurde. Der Anerkennungsstichtag kann daher nie vor dem Eingangsdatum des formalen Förderungsantrages liegen. Den Anerkennungsstichtag finden Sie im Fördermanager bei Ihrem abgeschickten Antrag und im Förderungsvertrag.

Wie erfolgt die Abrechnung der Projektkosten?

• Proof of Concept Förderung KLEIN
  Die Abrechnung = Endabrechnung kann ausschließlich einmalig bei Projektende unter Verwendung des auf der aws-Webseite zum Download zur Verfügung gestellten Abrechnungsformulars erfolgen.
• Proof of Concept Förderung GROSS
  Die Auszahlung erfolgt in zwei Tranchen. Der zahlenmäßige Nachweis über die Durchführung des Vorhabens erfolgt bei Projektende unter Verwendung des auf der aws-Website zum Download zur Verfügung gestellten Abrechnungsformulars (Kostennachweis – aws Prototypenförderung).

Können vergessene Rechnungen nachgereicht werden?
Nein. Die vom Förderungswerbenden ausgefüllte Endabrechnung kann nur einmalig eingereicht werden. Eine Abänderung sowie Übermittlung einer ergänzenden Kostenabrechnung ist nicht möglich.

Können Kosten für Dienstreisen abgerechnet werden?
Nein.

Muss die Proof of Concept-Förderung zurückgezahlt werden, wenn das Vorhaben während der Projektlaufzeit verwertet wird?
Bei der Proof of Concept-Förderung handelt sich um einen nicht rückzahlbaren Zuschuss. Wenn die Verwertung nach Abschluss des Projektes erfolgt, kommt es zu keiner Rückzahlung. Sollte es während des vertraglich vereinbarten Projektzeitraumes zu einer Änderung der Eigentumsrechte kommen, so ist dies der aws zu melden. Grundsätzlich kann keine Weiter-Förderung erfolgen, wenn die Forschung im wirtschaftlichen Bereich der Bildungseinrichtung erfolgt.

Können Patentkosten eingereicht werden?
Bei Proof of Concept GROSS können unter Drittkosten auch Patentkosten anerkannt werden. Dabei ist zu beachten, dass nur Nationalisierungen von Prioritäts- oder PCT-Anmeldungen oder die Validierung von EP-Anmeldungen förderbar sind. Der maximale Zuschuss beträgt 20.000 EUR. Dieser erhöht den maximalen Zuschuss für die Proof of Concept Förderung Groß von 80.000 EUR nicht. 

Bis zu welchem Datum kann eine Endkostenabrechnung eingereicht werden?
Die Frist für die Vorlage der Abrechnung und der Berichte wird im Förderungsvertrag geregelt und beträgt üblicherweise zwei Monate nach Abschluss des Vorhabens. 

Kann die Erwerbsteuer anerkannt werden?
Die Erwerbsteuer ist die Besteuerung eines innergemeinschaftlichen Erwerbs. Die Steuerschuld entsteht mit Ausstellung der Rechnung, spätestens jedoch mit Ablauf des auf den innergemeinschaftlichen Erwerb folgenden Monats. Als Steuersätze kommen bei einem innergemeinschaftlichen Erwerb dieselben Prozentsätze zur Anwendung wie bei der Umsatzsteuer im Inland, in Österreich sind dies 20 %, 13 % oder 10 % (als Ausgleich für die im Inland bestehende Besteuerung). Steuerschuldner ist der/die Erwerberin im Bestimmungsland, er/sie berechnet und führt die Erwerbssteuer auch ab. Sollte die Forschungseinrichtung über keine Vorsteuerabzugsberechtigung verfügen, ist die Erwerbssteuer förderbar. Der Nachweis für die Bezahlung der Erwerbsteuer ist zu erbringen z.B. SAP-Auszug.